ย้ายแล้วดี : Outlook Data File (.ost) เก็บที่ไหนก็ได้…ตามใจ

คุณเคยเจอปัญหาแบบนี้บ้างไหม …

เมล์ไม่เข้า!!!

ไดร์ฟ C เต็ม!!!

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เพียงคุณจัดการเปลี่ยนที่เก็บใหม่ให้กับ Outlook Data File

โอ้…พระเจ้าจอร์จ มันยอดมว๊าก

ปัญหาหนักอกของคนที่ใช้ Outlook Mail Client บนระบบปฏิบัติการ Windows คงหนีไม่พ้น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลในไดร์ฟ C มีไม่เพียงพอในการเก็บเมล์ต่าง ๆ ที่มีอยู่มากมาย เมล์นู้นก็ดี เมล์นี้ก็ใช่ เมล์งานยิ่งลบไม่ได้ ยิ่งโดยเฉพาะ Laptop รุ่นใหม่ ๆ ที่ทยอยกันออกมาในช่วงนี้ ก็จะเน้นไปที่ SSD (Solid-State Drive) กันเป็นส่วนใหญ่ ข้อดีของ SSD ก็คือ ความเร็วในการอ่านเขียนข้อมูล แต่ข้อเสีย (ณ ปัจจุบันนี้) คงหนีไม่พ้น ขนาดความจุของ SSD อันมีจำกัด ทำให้เราต้องบริหารจัดการเนื้อที่บนไดร์ฟ C ของเราจนกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัว จนหัวเสีย

แต่วันนี้เรามีทางออกที่ดีแล้วครับ ถ้าหาก Desktop หรือ Laptop คอมพิวเตอร์ของเรามี Hard Disk Drive ตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไปแล้วละก็ ปัญหาพื้นที่เก็บข้อมูลบนไดร์ฟ C ไม่เพียงพอจะหมดไป เพียงเราย้าย Outlook Data File ในไดร์ฟ C ไปไว้ที่ไดร์ฟอื่นซะ แบบไม่ต้องง้อไดร์ฟ C อีกต่อไป 55555 (ยืนกอดอก แล้วหัวเราะอย่างกระหยิ่มยิ้มย่อง) 

สำหรับผู้ใช้ Microsoft Outlook 2013 หรือสูงกว่า มาดูวิธีการย้าย .ost ไฟล์ หรือ Outlook Data File กันเลย

สร้าง Symbolic Links เพื่อหลอก Outlook

Symbolic Links อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ จะคล้าย ๆ กันกับ Shortcut ของ Program ที่อยู่บน Desktop ครับ ซึ่งตัว Shortcut บน Desktop เปรียบเสมือนลิงค์ที่พาเราไปยังโปรแกรมที่เราต้องการใช้งาน ซึ่งโปรแกรมนี้ถูกเก็บอยู่ที่ใดที่หนึ่งบนฮาร์ดดิสค์ ลักษณะของ Symbolic Links ก็เช่นกัน Symbolic Links คือ Shortcut ของ File ซึ่งสามารถลิงค์ไปหาไฟล์จริง ๆ ที่ถูกเก็บอยู่ที่ใดที่หนึ่งบนฮาร์ดดิสค์ลูกเดียวกัน หรือคนละลูกกันก็ได้

หากผู้อ่านท่านใดอยากได้ความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Symbolic Links สามารถ Google หาข้อมูลดูได้ครับ

ด้วยหลักการของ Symbolic Links นี้ ทำให้เราสามารถที่จะสร้าง Shortcut ของไฟล์ .ost ขึ้นมาแทนที่ไฟล์ .ost จริง ๆ ที่เราต้องการย้ายได้ แล้วย้ายไฟล์ .ost นั้นไปไว้ที่อื่น แล้วให้ตัว Symbolic Links ที่เราสร้างขึ้นมา นำทางไปหาไฟล์ .ost นั้นแทน

อธิบายเป็นตัวหนังสืออ่านแล้วอาจเข้าใจยากสักหน่อย ต่อไปจะอธิบายแบบ Step by Step พร้อมภาพประกอบที่สามารถทำตามได้เลยครับ

1. หากกำลังเปิดใช้งานโปรแกรม Microsoft Outlook อยู่ เราต้องปิดการใช้งานก่อนครับ

2. ย้าย Outlook Data File หรือไฟล์ที่มีนามสกุล .ost ไปยังที่เก็บที่ใหม่ (ในที่นี้ผมขอสมมติให้เป็น MyOutlookDataFile.ost ครับ ซึ่งปกติแล้วชื่อของไฟล์จะเป็นชื่อเดียวกับเมล์ที่เราใช้ เช่น MyMail@MyDomain.com.ost ) ซึ่งสมมติว่า ผมจะย้าย .ost ไปเก็บไว้ที่ D:\MyOutook

แล้ว Outlook Data File ที่ว่ามาข้างต้น อยู่ที่ไหนน้า … อยู่ที่นี่จ้า

C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook

หมายเหตุ: %username% หมายถึง ชื่อยูสเซอร์ที่เราใช้ล็อกอินเข้าใช้งาน Windows ครับ

Outlook Data File .ost
Outlook Data File (.ost) ในภาพตัวอย่างนี้ มีขนาดถึง 9.04 GB
และขนาดยังคงจะเพิ่มขึ้นต่อไปเรื่อย ๆ เมื่อมีการรับเมล์เพิ่มเข้ามาใหม่

เพิ่มเติมครับ บางท่านอาจจะสงสัยว่า แล้ว AppData อยู่ที่ใดลาจา คำตอบคือ AppData เป็น System Folder ครับ ปกติจะถูกซ่อนเอาไว้ เพื่อความปลอดภัย ดังนั้น จึงจำเป็นต้องตั้งค่าเพื่อให้เราสามารถมองเห็น AppData ก่อนจ้า วิธีการก็ตามภาพด้านล่างเลยจ้า

เปิด Windows Explorer คลิกที่ไดร์ฟ C
จากนั้นไปที่มุมซ้ายด้านบน แล้วคลิกเลือกเมนูขื่อ File
จากนั้นคลิกที่เมนู “Change folder and search options
คลิกที่ View
ดูที่ Advanced settings ในหัวข้อ Hidden files and folders
ให้เลือก “Show hidden files, folders and drives
จากนั้นคลิกปุ่ม OK
มาแล้วจ้า AppData พระเอกของเรา
ที่ C:\Users\<ชื่อ User ของเรา> ก็จะมี AppData โผล่มาแล้ว

ข้อควรระวัง: เนื่องจาก AppData เป็น System Folder ดังนั้น เมื่อเราทำการย้ายไฟล์ .ost เรียบร้อยแล้ว ควรจะตั้งค่า View ให้กลับเป็นเหมือนเดิมคือ “Don’t Show hidden files, folders and drives” เพื่อความปลอดภัยในการใช้งานครับ

วิธีการย้าย ก็ไม่ยุ่งยากอะไรครับ ก็ทำเหมือนกันกับการย้ายไฟล์ทั่ว ๆ ไป ตามสูตร Cut and Paste นั่นเอง ขยายความคือ คลิกขวาที่ชื่อไฟล์ .ost แล้วเลือก Cut จากนั้น ไปที่ D:\MyOutlook คลิกขวาบนพื้นที่ว่าง ๆ แล้วเลือก Paste ตามรูปเลยจ้า

Outlook Data File Path
คลิกขวาที่ชื่อไฟล์ .ost แล้วเลือก Cut
ที่ D:\MyOutlook คลิกขวาบนพื้นที่ว่าง ๆ แล้วเลือก Paste

3. สร้าง Symbolic Links ชื่อเดียวกันกับไฟล์ .ost ไว้ที่ที่เก็บเดิม คือ C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook วิธีการสร้าง Symbolic Links เราจะใช้ Command Prompt เพื่อสร้างครับ

วิธีการเปิดใช้งาน Command Prompt ง่าย ๆ คือ คลิกที่ Start Menu (ปุ่มรูป Windows) ที่มุมล่างซ้าย แล้วพิมพ์คำว่า Command Prompt จะปรากฏ icon ของ Command Prompt ขึ้นมา จากนั้นให้คลิกขวาที่ icon ของ Command Prompt แล้วเลือก Run as administrator ดูภาพด้านล่างประกอบกันเลยครับ

เปิดใช้งาน Command Prompt สำหรับ Windows 7
เปิดใช้งาน Command Prompt สำหรับ Windows 10

ที่หน้าต่าง Command Prompt พิมพ์คำสั่งด้านล่างนี้ลงไป แล้วกด Enter

mklink “C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\MyOutlookDataFile.ost” “D:\MyOutlook\MyOutlookDataFile.ost”

Symbolic Links shortcut for Outlook Data File
พิมพ์คำสั่งด้านบนลงไปในหน้าจอ Command Prompt
%username% คือ ชื่อที่คุณใช้ Login เข้า Windows
เปลี่ยน MyOutlookDataFile.ost เป็นชื่อไฟล์ .ost ของคุณเอง
เปลี่ยน D:\MyOutlook เป็นไดร์ฟที่ต้องการ และ path ที่คุณสร้างไว้

เมื่อสร้าง Symbolic Links เรียบร้อย จะได้ Shortcut ไฟล์ดังรูป

Symbolic Link ของ Outlook Data File (.ost)

จะเห็นว่า icon ของ Symbolic Links นั้น จะมีลักษณะเหมือนกันกับ icon ของ Outlook Data File (.ost) เลย แต่จะมีสัญลักษณ์ลูกศร ที่หมายถึง Shortcut เพิ่มเข้ามาด้วย และ Type ของไฟล์จะระบุเป็น .symlink และที่สำคัญคือ ขนาดของไฟล์จะเห็นว่าเป็น 0

มาถึงตรงนี้ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย เราสามารถรักษาพื้นที่ในไดร์ฟ C ของเราได้เป็นผลสำเร็จ เมื่อเราเปิดใช้งานโปรแกรม Outlook โปรแกรมจะเรียกใช้ไฟล์ .symlink แทนไฟล์ .ost ซึ่งไฟล์ .symlink นี้ก็จะลิงค์ไปยังไฟล์ .ost ที่อยู่ในไดร์ฟ D อีกทีหนึ่ง ทำให้ Outlook สามารถทำงานได้อย่างปกติ

ถ้าหากเราต้องการจะยกเลิกการใช้ Symbolic Links ก็เพียงแค่ปิดโปรแกรม Outlook จากนั้นลบไฟล์ Symbolic Links ทิ้งไป จากนั้นก็ย้ายไฟล์ .ost จากไดร์ฟ D กลับมาไว้ที่เดิมในไดร์ฟ C แค่นี้ก็เรียบร้อยแล้วครับ

หวังว่าวิธีนี้คงเป็นประโยชน์กับใครหลาย ๆ คน ที่มีพื้นที่ไดร์ฟ C จำกัด และหวังว่าคงจะเป็นอีกหนึ่ง Tip ดี ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นนะครับ

สามารถติดตาม Blog Journey ผ่านทาง social media ได้หลากหลายช่องทาง ตามลิงค์ด้านล่างนี้ครับ

  1. WordPressBlog Journey
  2. FacebookBlog Journey Fanpage
  3. Twitter@Blog_Journey_th
  4. Blockdit: Blog Journey Page
  5. TrueID: @NexUs

อ้างอิง

  1. Moving the ost-file of an Exchange, Outlook.com or IMAP account
  2. ขอบคุณภาพปกจาก FreePik โดย @freepik
  3. ภาพประกอบอื่น ๆ ทุกภาพ นอกเหนือจากภาพที่ให้เครดิตแล้ว จัดทำโดยผู้เขียน

บทความโดย

Xiao Er (Nexus) แห่งไซเบอร์สเปซ Blog Journey

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s